Introduzione alla Negoziazione
Getta le basi per una comunicazione generativa
Chiara Canzian
Life Coach
Giugno - Luglio 2024
Il motivo per il quale decido di approfondire le basi della Negoziazione, è che questa particolare disciplina dovrebbe interessare qualsiasi Life Coach professionista, poiché implica delle capacità e "skills" molto interessanti. Sia il Life Coaching che la Negoziazione richiedono un'immensa capacità di autocontrollo unita a intelligenza, sensibilità, apertura mentale, preparazione rigorosa ma anche forte capacità di improvvisazione.
Ecco quindi che un approfondimento alla Negoziazione potrebbe essere interessante per chiunque abbia una predisposizione al Life Coaching o lo svolga di professione.
Contrattazione, Mediazione, Negoziazione
Le modalità di Relazione
Contrattazione, Mediazione e Negoziazione sono alcune delle possibili modalità di relazione che possono intercorrere tra due persone in qualsiasi ambito. Potremmo dire che sono posizionate in una scala ascendente dalla più basica alla migliore. Prima ancora della contrattazione, troviamo il Ricatto, che senza dubbio merita il più basso degli scalini della relazione umana poiché è basato su un tipo di approccio repressivo e impositivo.
Ciò che accomuna queste tre modalità è solamente il fatto che vengano utilizzate tutte in una relazione nella quale ci sia un interesse comune. Per quanto riguarda la contrattazione avviene tendenzialmente in una relazione di compravendita ed è finalizzata alla vittoria di una delle due parti sull’altro. Ognuna delle figure coinvolte pensa esclusivamente al proprio tornaconto, senza considerare affatto le esigenze dell’altro.
La Mediazione invece prevede l’intervento di un terzo, imparziale e neutrale, capace di trovare una risoluzione pacifica e conciliante tra le due parti. Il fatto che debba subentrare una terza persona implica che le due parti non siano minimamente in grado di creare un ponte tra loro.
La Negoziazione invece è esattamente la creazione di un ponte tra due parti, nel quale ognuno deve costruire il 50% del ponte per ottenere il 100% del risultato. La cosa unica in questa stimolante forma di relazione, è che la finalità massima è l’eliminazione di ogni possibilità di scontro, creando invece un’interessante collaborazione tra le parti. Ecco allora che quello che nelle precedenti tipologie di relazione indicate sarebbe definito il nostro avversario o la controparte, nella Negoziazione diventa il nostro interlocutore, compagno, partner e amico.
Il nostro compagno, all’interno di una Negoziazione riuscita, avrà la sensazione di aver costruito solo il 10% o 20% del ponte, lasciando a noi tutta la fatica. Il compito di un buon negoziatore è far sì che il partner percepisca di aver fatto meno fatica del previsto per ottenere un risultato soddisfacente. Ciò che permette la Negoziazione è di creare nuove possibilità dall’unione delle esigenze delle parti in modo da ottenere un risultato positivo per entrambi.
Altri approcci che spesso rischiano di essere applicati al di fuori della Negoziazione sono quello emarginante, divisivo e umiliante. All’interno della Negoziazione invece, possiamo mettere in campo i seguenti approcci: incoraggiante, assecondante, inclusivo, invitante e premiante. Nell’ambito della vita umana possono essere utili sia le esperienze negative che quelle positive, purché le prime non lascino dei traumi evidenti e dei conti aperti. In tal caso, all’interno della Negoziazione, il negoziatore dovrà arrivare preparato e sapere con che genere di persona abbia a che fare e quali desideri, capacità e condizionamenti la muovano.
La Negoziazione, a differenza delle altre due modalità, è l’unica che rende possibile un ampliamento della propria percezione, raffinandola addirittura all’analisi di quale sia l’emozione di base della persona che ci sta accanto e con la quale stiamo costruendo un obiettivo comune. Questo ci permette non solo di riformulare il nostro piano di Negoziazione qualora ci dovesse essere un cambio legato all’emotività del nostro interlocutore, ma anche ad accogliere la sua emozione, facendola sfogare, in modo che possa ritornare un livello di equilibrio e serenità minimo per procedere al raggiungimento dell’obiettivo concordato.
Come si può intuire, la definizione di amico non è azzardata, perché nella Negoziazione sono identificabili diverse caratteristiche proprie dell’amicizia, che tende ad eliminare ogni contrapposizione per alimentare invece la stima, la fiducia e il desiderio di non fare male all’altro.
La Negoziazione come arte della comunicazione quotidiana, personale e professionale
L’arte della Negoziazione dovrebbe essere praticata quotidianamente in ogni ambito della nostra vita, da quello professionale a quello personale. Imparare a comunicare senza farci prendere da giudizi troppo affrettati su noi stessi o sugli altri, cercando di riconoscere le priorità dell’altro come di fondamentale importanza anche per noi, sono alcune delle caratteristiche di questo tipo di comunicazione.
La possibilità di accogliere i sentimenti di chi abbiamo di fronte, senza mettere dei muri, e solo a seguito di questa empatia avanzare le nostre richieste, può aiutarci a ottenere ciò che desideriamo in maniera più semplice e soddisfacente. In ambito professionale può portarci a evitare inutili straordinari o una mole di lavoro esagerata, o ancora può aiutarci ad ottenere un aumento o una migliore condizione dell’ambiente lavorativo. In ambito personale può aiutarci a migliorare le nostre relazioni, innanzitutto con il nucleo di riferimento e poi anche con le persone al di fuori di esso.
Quasi sempre all’interno delle nostre comunicazioni quotidiane ci ritroviamo ad avere, con il nostro interlocutore alcuni interessi comuni, alcuni contrastanti. Questo implica che possano nascere delle divergenze e dei contrasti che possono essere risolti attraverso la Negoziazione identificando un’idea di compromesso accettabile per entrambe le parti.
La prima cosa da imparare quando si decide di migliorare il proprio livello di comunicazione potrebbe stupire la maggior parte delle persone, perché non ha a che fare con l’aumentare la capacità dialettica, la quantità di vocaboli conosciuta o i termini tecnici, bensì con il raffinare la capacità di ascoltare e di entrare in empatia con le persone in modo del tutto spontaneo e naturale. Questo ci permetterà di raggiungere una comunicazione generativa, ovvero un dialogo atto a creare nuove realtà più positive per entrambi.
La Negoziazione inoltre ci stimola a rivendicare il nostro diritto di chiedere ciò che pensiamo sia giusto per noi e questo implica che a monte si sia sviluppata la capacità di scegliere attraverso il discernimento. Utilizzare il libero arbitrio attraverso il riconoscimento del bene e del male e poter affrontare un dialogo per ottenere ciò che si vuole senza infliggere danni, è ciò che bisogna apprendere come base per ogni forma di relazione d'aiuto.
L'Arte della Negoziazione, strumenti, tempi, modalità e fasi
Come ogni arte, anche la Negoziazione necessita di alcuni strumenti per essere espressa al meglio: attraversa delle fasi di evoluzione per raggiungere il risultato, utilizza differenti modalità e si compie in un tempo.
Uno dei primi strumenti che desidero sottolineare nasce da un semplicissimo principio che risiede nella natura umana.
In generale le persone non si fidano o hanno paura di ciò che non conoscono e preferiscono di gran lunga interagire con ciò che gli è familiare o all’interno della loro zona di confort, ecco quindi che utilizzare lo strumento del Mirroring potrà essere una mossa vincente per riuscire a sfondare il muro di sfiducia e poter iniziare un dialogo aperto e atto a raggiungere un obiettivo comune.
Sempre correlati al creare una comunicazione empatica e calma, esistono altri strumenti legati questa volta al Tone of Voice.
Possiamo infatti modulare la nostra voce in base allo stato emotivo del nostro compagno per ottenere il risultato che desideriamo.
La nostra voce base dovrebbe sempre essere simpatica e positiva. Dimostra un nostro stato emotivo accomodante, rilassato e accogliente e porta anche la persona a cui ci rivolgiamo a sentirsi così. Quando capita che il nostro rispettabile amico viva un momento di disagio, tensione o addirittura rabbia, allora sarà il momento di sfoderare la nostra voce da Dj di Mezzanotte* che sarà caratterizzata da un tono di voce basso, calmo e lento. Va utilizzata in modo selettivo anche per sottolineare alcuni concetti rilevanti.
La voce che invece dobbiamo utilizzare solo se strettamente necessario è quella che prevede un tono duro e intransigente, utile solo se sarà impossibile rientrare diversamente all’interno dei binari tracciati dal nostro piano di Negoziazione.
Un altro strumento fondamentale, è quello dell’ascolto attivo, impegnato a leggere tra le righe della comunicazione del nostro partner, concentrandoci completamente su ciò che ci sta dicendo, senza distrarci a pensare già alla prossima mossa da attuare. Un’altra alleata nel far sentire il nostro interlocutore compreso e ascoltato, sarà la dilatazione del Tempo attraverso un evidente rallentamento nel raggiungimento dell’accordo. Rallentare facilita nel nostro interlocutore la sensazione di essere davvero ascoltato.
Alle persone piace avere il controllo.
Il buon negoziatore fa credere al compagno di avere il pieno controllo su ogni cosa. Per fare questo ci si avvale dello strumento delle domande aperte e calibrate. Sono domande che iniziano sempre e solo con “come” o “che cosa” e mai con “perché” in modo che il nostro interlocutore non possa in nessun modo sentirsi sotto attacco.
Un altro strumento di fondamentale importanza è la preparazione alla quale ci si dedica prima dell’incontro e che deve essere assolutamente approfondita, tenendo conto delle caratteristiche del partner per quanto possibile.
Infine, lo strumento più importante e che va allenato e costruito prima della Negoziazione, è l’elasticità del negoziatore. Infatti solo se si sarà pronti e reattivi davanti a qualsiasi cambiamento in atto nel nostro interlocutore, sapremo gestire la situazione senza perdere di vista l’obiettivo comune. A questo strumento è strettamente legata la creatività, elemento necessario e fondamentale nel negoziatore capace.
* La voce da Dj da Mezzanotte è un’interessante intuizione di Chris Voss, dal libro “Volere troppo e ottenerlo - le nuove regole della Negoziazione”.
Tipologie di Negoziazione e fattore umano
Esistono diverse tipologie di Negoziazione ma possiamo asserire che la più interessante e generativa sia quelle Win- Win.
Questo particolare indirizzo della Negoziazione permette di creare con l'altra persona interessata, una forza comune in grado di ampliare l'obiettivo condiviso in modo da poterne usufruire entrambi in modo soddisfacente.
Per fare questo bisogna spostare il proprio focus sugli interessi principali di entrambe le parti e non solo sui propri.
Ecco perché l’acronimo FRIENDS* racchiude in sé tutti gli elementi fondamentali ad una Negoziazione di successo:
Facilitation: facilitare l’ascolto e la comunicazione
Reconciliation: riconciliare le menti agitate attraverso l’empatia
Identification: identificare se stessi e l’altro attraverso la creazione di un rapporto
Exploration: esplorare nuovi territori comuni
Negotiation: negoziare incontrandosi a metà del ponte che si è costruito assieme
Development: sviluppare un nuovo comportamento atto all’incontro
Solution: risolvere ogni conflitto attraverso un cambiamento generativo
Questi punti evidenziano quanto sia importante il fattore umano all’interno della Negoziazione, poiché tiene conto dell’emotività nostra e dell’altro. Infatti le caratteristiche che non possono mai mancare sono ascolto profondo e integrale, comunicazione efficace, domande efficaci, empatia, rispetto aperto, flessibilità, desiderio di realizzare un progetto comune, fiducia, onestà, pazienza, perseveranza ma non insistenza.
Desidero sottolineare come questi elementi siano anche le basi di qualsiasi relazione di amicizia o di amore. Ecco perché la nostra Negoziazione non potrà che portare a bellissimi risultati positivi per entrambi.
È necessario ricordare che la teoria e lo studio sono importanti, ma non valgono poi molto se non vengono affiancati da una costante e vasta esperienza pratica. È importante portare la Negoziazione all'interno di molteplici situazioni relative a ogni ambito possibile, come per esempio nel posto di lavoro, quando si compra o si vende, tra le persone nel caos quotidiano, nelle relazioni sentimentali, in quelle familiari, nello sport e soprattutto, nelle difficoltà della vita.
In conclusione si può affermare che con la Negoziazione si impara a ricercare nuove condizioni di pace che includano contemporaneamente interiorità ed esteriorità. Per fare questo si parte dal raggiungimento dell’importante capacità di sciogliere ogni violenza, trasformandola in una nuova forza positiva.
*L’acronimo FRIENDS è una creazione di Coaching Shapes, www.coachingshapes.com
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